Thư mời tham dự sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với chương trình. Một lá thư mời chỉn chu, rõ ràng và chuyên nghiệp không chỉ giúp truyền đạt thông tin mà còn thể hiện sự tôn trọng, đồng thời nâng tầm hình ảnh của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào cách viết thư mời tham dự sự kiện, kích thước, bố cục, nội dung chuẩn, đồng thời tham khảo các mẫu thư mời sự kiện đẹp và chuyên nghiệp nhất.
Thư mời tham dự sự kiện là gì?
Thư mời tham dự sự kiện là văn bản (dạng giấy hoặc email) được gửi đến khách mời nhằm cung cấp các thông tin quan trọng như: thời gian, địa điểm, mục đích chương trình, đối tượng tham dự và yêu cầu xác nhận. Ngoài việc truyền đạt thông tin, thư mời sự kiện còn thể hiện phong cách, mức độ chuyên nghiệp và quy mô của chương trình.
Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều hình thức khác nhau: mẫu thư mời sự kiện truyền thống, mẫu thư mời tham gia sự kiện bằng email, thậm chí thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh cho các chương trình quốc tế.
Khi nào cần gửi thư mời tham dự sự kiện?
Bạn nên gửi thư mời tham dự sự kiện trong các trường hợp:
- Sự kiện công ty: khai trương, họp báo, hội thảo, workshop, ra mắt sản phẩm.
- Sự kiện nội bộ: tổng kết, đào tạo, lễ kỷ niệm, teambuilding.
- Sự kiện đối ngoại: hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, ký kết hợp tác.
- Sự kiện cộng đồng: gây quỹ, triển lãm, tài trợ.
Tùy thuộc từng mục đích, bạn có thể lựa chọn loại thư mời phù hợp như thư mời tài trợ sự kiện, thư ngỏ mời tham gia sự kiện hoặc mẫu thư mời tham dự sự kiện đầy đủ thông tin.
Nội dung bắt buộc trong thư mời tham dự sự kiện
Một thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp cần có đầy đủ 6 phần sau:
Tiêu đề thư mời
Đặt rõ ràng, ví dụ:
- Thư mời tham dự sự kiện ra mắt sản phẩm mới
- Thư mời dự sự kiện hội nghị khách hàng 2026
Lời chào trang trọng
Thể hiện sự tôn trọng, phù hợp đối tượng khách mời.
Lý do gửi thư mời
Nêu rõ mục đích chương trình, giúp khách mời hiểu giá trị của sự kiện.
Thông tin chi tiết sự kiện
- Thời gian
- Địa điểm
- Nội dung chính
Yêu cầu xác nhận tham dự
Giúp ban tổ chức chuẩn bị tốt hơn.
Thông tin liên hệ
Số điện thoại – email – người phụ trách.
Nội dung phải rõ ràng, không lan man, thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.
Kích thước thư mời sự kiện chuẩn nhất hiện nay
Để thư mời đẹp và cân đối khi thiết kế, bạn nên chọn kích thước thư mời sự kiện phù hợp. Dưới đây là các size phổ biến:
Thư mời dạng đứng (dọc)
- 10 x 20 cm – Kích thước truyền thống
- 11 x 22 cm – Thanh lịch, phù hợp bao thư
- A5 dọc (14,8 x 21 cm) – Không gian rộng hơn cho nội dung
Thư mời dạng ngang
- 12 x 18 cm – Tinh tế, cân đối
- A5 ngang – Dễ thiết kế, tạo điểm nhấn sang trọng
Thư mời điện tử
Phổ biến cho email hoặc sự kiện online:
- 1080 x 1920 px (dọc)
- 1920 x 1080 px (ngang)
Đây là những size thư mời được sử dụng nhiều nhất trên thị trường.
Hướng dẫn cách viết thư mời tham dự sự kiện chuẩn & thu hút
Ngắn gọn – rõ ràng – đúng trọng tâm
Khách mời chỉ quan tâm những thông tin chính: mục đích, thời gian, địa điểm, quyền lợi.
Giọng văn trang trọng, chuyên nghiệp
Tránh dùng từ sáo rỗng hoặc quá thân mật nếu viết cho doanh nghiệp.
Tạo điểm nhấn bằng thông điệp
Một câu tagline ấn tượng giúp tăng tỷ lệ tham dự.
Bố cục logic, dễ đọc
Áp dụng các bullet points, khoảng cách dòng hợp lý.
Cá nhân hóa nội dung
Đặc biệt hữu ích khi viết email thư mời tham gia sự kiện.
In Đồng Lợi cung cấp dịch vụ in thiệp mời chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu từ thư mời sự kiện, thư mời hội nghị, thư mời khai trương, thư mời tiệc cưới đến các loại hình khác. Với công nghệ in hiện đại, chất liệu giấy cao cấp và đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến những mẫu thư mời sang trọng, sắc nét và độc đáo, giúp từng lời mời trở nên trang trọng, ấn tượng và thể hiện phong cách riêng của khách hàng.
Mẫu thư mời tham dự sự kiện mới nhất
Mẫu thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp
(Dạng văn bản truyền thống, phù hợp doanh nghiệp)
THƯ MỜI THAM DỰ SỰ KIỆN
Kính gửi: [Tên khách mời]
Chúng tôi trân trọng kính mời quý khách tham dự sự kiện [Tên sự kiện]…
Mẫu thư mời tham gia sự kiện Word
- Bố cục rõ ràng
- Font chữ trang trọng: Times New Roman / SF Pro
- Dễ chỉnh sửa và phù hợp gửi nội bộ
Mẫu thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh
Phù hợp hội thảo quốc tế, đối tác nước ngoài.
Mẫu thư mời dự sự kiện dành cho nhà tài trợ
Được trình bày dạng thư mời tài trợ sự kiện, nhấn mạnh quyền lợi & mức tài trợ.
=>> Xem thêm: Thiệp mời sinh nhật: Hướng dẫn tạo, viết và trang trí chuẩn nhất
Mẫu email thư mời tham gia sự kiện ngắn gọn
Khi gửi email, mẫu cần súc tích:
Subject: Invitation to Join [Event Name] – [Date]
Nội dung:
Dear [Name],
We are pleased to invite you to…
Email cần CTA rõ ràng để khách mời xác nhận tham dự.
Thiết kế thư mời sự kiện
- Phong cách tối giản (minimalist)
- Màu sắc sang trọng: xanh navy, gold, đen – trắng
- Chất liệu giấy mỹ thuật cao cấp
- Thư mời điện tử với hoạt hình nhẹ (motion invitation)
Nếu bạn muốn làm đẹp và nổi bật, có thể tham khảo dịch vụ thiết kế thư mời sự kiện tại các đơn vị in ấn chuyên nghiệp.
Các mẫu thư mời tham gia sự kiện phổ biến
- Mẫu thư mời khai trương
- Mẫu thư mời hội nghị khách hàng
- Mẫu thư mời workshop
- Mẫu thư mời ra mắt sản phẩm
- Mẫu thư mời triển lãm – hội chợ
- Mẫu thư mời họp báo
Tùy từng dạng mà phong cách thiết kế và giọng văn sẽ khác nhau.
Lời khuyên để thư mời tham dự sự kiện đạt hiệu quả cao
- Gửi trước 5–10 ngày
- Tiêu đề hấp dẫn
- Thiết kế đồng bộ với hình ảnh sự kiện
- Cá nhân hóa khi có thể
- Follow-up xác nhận
Một thư mời tham dự sự kiện tốt có thể tăng tỷ lệ tham dự lên 30 – 50% tùy ngành
Bài viết đã tổng hợp đầy đủ kiến thức về thư mời tham dự sự kiện, bao gồm cách viết, nội dung chi tiết, kích thước chuẩn, các mẫu thư mời sự kiện đẹp và phù hợp nhiều mục đích khác nhau. Việc chuẩn bị một mẫu thư mời chỉn chu không chỉ giúp tối ưu quá trình tổ chức mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với khách mời.
Nếu bạn cần thiết kế – in thư mời sự kiện chuyên nghiệp, tôi có thể viết thêm đoạn giới thiệu dịch vụ cho In Đồng Lợi.
In Đồng Lợi cung cấp dịch vụ in ấn chuyên nghiệp, đáp ứng đa dạng nhu cầu từ in bao bì, túi giấy, hộp giấy, catalogue, brochure đến các ấn phẩm quảng cáo khác. Với công nghệ in hiện đại, chất liệu cao cấp và đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng, sắc nét và tinh tế, giúp khách hàng nâng tầm thương hiệu và tạo ấn tượng mạnh với đối tác và khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Thư mời tham dự sự kiện là gì?
Thư mời tham dự sự kiện là văn bản hoặc thiệp mời được gửi tới khách mời để thông báo thời gian, địa điểm và nội dung sự kiện, đồng thời mời họ tham dự chương trình. Nó giúp buổi lễ hoặc sự kiện diễn ra trang trọng và chuyên nghiệp hơn.
Khi nào nên gửi thư mời tham dự sự kiện?
Nên gửi thư mời ít nhất 1–2 tuần trước sự kiện đối với các chương trình nhỏ, và 3–4 tuần trước đối với sự kiện lớn hoặc có khách mời là đối tác, nhà tài trợ.
Có thể gửi thư mời tham dự sự kiện qua email không?
Có. Việc viết email thư mời tham gia sự kiện là hình thức phổ biến, tiện lợi, giúp gửi đến nhiều khách mời nhanh chóng. Email cần tiêu đề hấp dẫn, nội dung ngắn gọn và có CTA (xác nhận tham dự).
Làm sao để thiết kế thư mời tham dự sự kiện đẹp và chuyên nghiệp?
Bạn có thể sử dụng các mẫu thư mời tham dự sự kiện, tùy chỉnh trên Word, Canva, hoặc nhờ dịch vụ thiết kế thư mời sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo thẩm mỹ, phù hợp với phong cách và mục đích chương trình.
Có mẫu thư mời tham dự sự kiện sẵn không?
Có rất nhiều mẫu thư mời tham dự sự kiện cho mọi loại sự kiện: hội nghị, workshop, tiệc, khai trương, hội thảo… Bạn có thể tải mẫu sẵn để chỉnh sửa hoặc thiết kế lại theo yêu cầu.
