Trong bất kỳ sự kiện, hội thảo, workshop hay buổi gặp mặt khách hàng nào, việc hiểu đúng cách viết thư mời chuyên nghiệp chính là bước đầu tiên giúp sự kiện thành công. Một thư mời rõ ràng, chỉn chu và đúng trọng tâm không chỉ thể hiện sự tôn trọng người nhận mà còn tăng tỷ lệ tham dự lên đáng kể. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết thư mời sao cho đúng chuẩn, truyền tải đủ thông tin mà vẫn tạo thiện cảm.
Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách viết thư mời theo cấu trúc chuẩn, cách tối ưu nội dung theo từng mục đích (họp mặt – workshop – hội thảo – sự kiện khách hàng), kèm theo mẫu thư mời tham dự sự kiện, mẫu thư mời sự kiện, mẫu giấy mời sự kiện, và biểu mẫu thư mời dễ dùng.
Vì sao cần nắm vững cách viết thư mời chuẩn?
Việc nắm rõ cách viết thư mời giúp bạn:
- Truyền đạt chính xác thời gian – địa điểm – mục đích.
- Tăng sự chuyên nghiệp của tổ chức/doanh nghiệp.
- Thu hút người nhận tham dự (đặc biệt với thư mời khách hàng, thư mời workshop, thư mời dự hội thảo).
- Tạo sự trang trọng trong các buổi họp mặt, sự kiện quan trọng.
- Hạn chế nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian trao đổi lại.
Một thư mời tham dự sự kiện được viết tốt góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và giúp sự kiện vận hành trơn tru.
Cấu trúc chuẩn trong cách viết thư mời
Để viết đúng chuẩn, bạn có thể áp dụng cấu trúc 6 phần dưới đây. Đây là framework cơ bản cho mọi loại thư mời, giấy mời, thiệp mời tham dự sự kiện.
Tiêu đề thư mời
Tiêu đề cần rõ ràng, nêu ngay mục đích:
- “Thư mời tham dự sự kiện Kỷ niệm 10 năm thành lập”
- “Thư mời workshop Thiết kế sáng tạo 2025”
Tiêu đề rõ ràng giúp người nhận hiểu nhanh nội dung chỉ trong vài giây.
Lời chào trang trọng
Nêu đúng đối tượng: cá nhân, phòng ban, khách hàng, đối tác…
Giới thiệu ngắn gọn lý do gửi thư
Một vài dòng giải thích:
- Lý do tổ chức.
- Mục tiêu của sự kiện/hội thảo/họp mặt.
- Lợi ích người tham dự nhận được.
Đây là điểm cực kỳ quan trọng trong cách viết thư mời để người đọc cảm thấy họ nên tham dự.
Thông tin chi tiết của sự kiện
Bao gồm:
- Thời gian: Ngày – giờ – thứ
- Địa điểm: Địa chỉ rõ ràng
- Nội dung chính: Lịch trình tóm tắt
- Đối tượng: Ai được mời
- Thông tin xác nhận tham dự: Hotline, email, QR check-in
Đây là thành phần bắt buộc trong mọi mẫu thư mời sự kiện, mẫu thư mời tham gia sự kiện, mẫu thư mời họp mặt.
Lời kêu gọi tham dự
Giọng văn lịch sự, thể hiện sự mong muốn có mặt người nhận.
Chữ ký và thông tin đơn vị gửi
Bao gồm:
- Tên đơn vị
- Người phụ trách
- Chức vụ
- Chữ ký (nếu là file PDF giấy mời, nên thêm chữ ký scan)
Nắm vững cấu trúc này giúp bạn áp dụng cách viết thư mời cho mọi trường hợp.
Hướng dẫn cách viết thư mời theo từng mục đích
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết thư mời theo từng nhóm phổ biến, dựa trên insight của người tìm kiếm.
Cách viết thư mời tham dự sự kiện
Khi viết thư mời tham dự sự kiện, bạn cần đảm bảo:
- Nhấn mạnh quy mô, tầm quan trọng.
- Nêu rõ nội dung sự kiện giúp thu hút người nhận.
- Dùng giọng văn trang trọng nhưng không quá dài dòng.
Đây là loại thư mời có lượng tìm kiếm lớn như mẫu thư mời tham dự sự kiện, mẫu giấy mời sự kiện.
Cách viết thư mời khách hàng
Đối tượng khách hàng cần thư mời có tính cá nhân hóa hơn, lời văn mềm mại, tinh tế.
Gợi ý:
- Gọi tên khách hàng nếu có thể.
- Nêu rõ quyền lợi khi tham gia.
- Có thể đính kèm thiệp mời tham dự sự kiện để tạo thiện cảm.
Cách viết thư mời workshop
Đặc trưng:
- Nhấn mạnh giá trị kiến thức.
- Có phần giới thiệu diễn giả.
- Đính kèm agenda chi tiết.
Các mẫu phổ biến: thư mời workshop, mẫu thư mời sự kiện, mẫu thư mời tham gia sự kiện.
Cách viết thư mời hội thảo / họp mặt
Với thư mời dự hội thảo hoặc mẫu thư mời họp mặt, cần:
- Giọng văn trang nghiêm.
- Mục đích rõ ràng.
- Thông tin thời gian – địa điểm chính xác tuyệt đối.
In Đồng Lợi tự hào cung cấp dịch vụ in thiệp mời giá rẻ chuyên nghiệp với chất lượng vượt trội, thiết kế tinh tế và quy trình sản xuất hiện đại. Chúng tôi mang đến đa dạng mẫu thiệp mời sự kiện, thiệp mời khai trương, thiệp cưới, thiệp hội nghị… phù hợp mọi nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp. Với đội ngũ thiết kế sáng tạo cùng công nghệ in ấn sắc nét, In Đồng Lợi cam kết từng mẫu thiệp đều thể hiện trọn vẹn phong cách, sự trang trọng và dấu ấn riêng của khách hàng.
Những lưu ý quan trọng trong cách viết thư mời
Dù viết loại thư nào, bạn cũng phải lưu ý:
Ngắn gọn nhưng đủ ý
Tối ưu bằng cách chia đoạn, gạch đầu dòng.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự
Tránh câu mệnh lệnh. Dùng các cụm từ trang trọng:
“Kính mời”, “Trân trọng”, “Hân hạnh”…
Dùng mẫu thư mời sự kiện chuẩn
Nếu gửi file, nên dùng:
- Mẫu thư mời sự kiện Word
- Biểu mẫu thư mời
- Thư mời mẫu
Đây là cách tiết kiệm thời gian và đảm bảo chuẩn hình thức.
=>> Xem thêm: 20+ Mẫu thư mời tốt nghiệp độc đáo sáng tạo dành cho sinh viên
Kiểm tra lỗi trước khi gửi
Lỗi thời gian, sai tên khách mời, sai địa chỉ là điều tuyệt đối không được xảy ra.
Mẫu thư mời chuẩn
Dưới đây là mẫu thư mời tham dự sự kiện mới hoàn toàn, dễ chỉnh sửa:
CÔNG TY…
THƯ MỜI THAM DỰ SỰ KIỆN
Kính gửi: …
Nhằm mục đích …, chúng tôi trân trọng kính mời Quý vị đến tham dự sự kiện…
Thời gian: …
Địa điểm: …
Nội dung chương trình:
- …
- …
Sự có mặt của Quý vị là niềm vinh hạnh cho chúng tôi.
Vui lòng xác nhận trước ngày…
Trân trọng,
ĐẠI DIỆN CÔNG TY
(Ký tên)
Mẫu này phù hợp làm: giấy mời, mẫu thư mời tham dự sự kiện, mẫu thư mời họp mặt, mẫu thư mời tham gia sự kiện Word, thơ mời, thư mời mẫu…
Qua bài viết này, bạn đã hiểu chi tiết cách viết thư mời, từ cấu trúc, nguyên tắc, cách triển khai theo từng mục đích cho đến mẫu tham khảo. Khi áp dụng đúng cách viết thư mời, bạn sẽ:
- Truyền tải thông tin rõ ràng
- Tăng tỷ lệ khách tham dự
- Thể hiện sự chuyên nghiệp
- Xây dựng uy tín cho doanh nghiệp
Hãy luôn nhớ rằng cách viết thư mời không chỉ là soạn văn bản, mà còn là nghệ thuật giao tiếp văn minh – tinh tế.
In Đồng Lợi mang đến dịch vụ in ấn chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu từ cá nhân đến doanh nghiệp. Với công nghệ hiện đại, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chất liệu in ấn chất lượng cao, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm sắc nét, bền đẹp và độc đáo. Dù là in thiệp mời, hộp quà, bao bì hay catalogue, In Đồng Lợi luôn đồng hành giúp thương hiệu của bạn nổi bật và ghi dấu ấn trong lòng khách hàng.
