In tài liệu nội bộ không chỉ là công cụ truyền thông tin – mà còn thể hiện mức độ chuyên nghiệp, khả năng vận hành và hình ảnh của cả doanh nghiệp. Hầu như doanh nghiệp nào cũng in tài liệu mỗi ngày: họp nhóm, báo cáo, onboarding, biểu mẫu hành chính… Nhưng bạn có đang in đúng cách, đúng lúc và tiết kiệm đúng chỗ?
Bài viết này sẽ giúp bạn xác định 5 loại tài liệu cần in định kỳ, và cách tối ưu hoá để tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Tài liệu họp & báo cáo nội bộ
Biên bản cuộc họp, nội dung họp định kỳ, các slide phát tay – tất cả đều cần in nhanh, rõ ràng, dễ theo dõi.
Gợi ý in:
- Giấy A4 80–100gsm
- In đen trắng là đủ nếu không có đồ thị màu
- Gáy bấm kim hoặc đóng gáy keo nếu số trang nhiều
Tài liệu đào tạo – onboarding nhân sự
Onboarding hay tài liệu đào tạo nhân sự là những bản hướng dẫn, quy trình làm việc, nội quy công ty là hành trang đầu tiên của người mới. In ấn rõ ràng, dễ ghi chú sẽ giúp nhân sự tiếp cận nhanh và làm việc hiệu quả hơn.
Gợi ý in:
- Khổ A5 tiết kiệm, dễ cầm
- In màu trang bìa nếu cần nhấn nhá
- Đóng gáy lò xo hoặc gáy keo mềm
Biểu mẫu – đơn từ hành chính
Phiếu đánh giá, đơn xin nghỉ phép, đơn đăng ký, checklist kiểm tra… là những thứ cần in đều đặn, dễ sử dụng và không thể thiếu trong hành chính – nhân sự.
Gợi ý in:
- In đen trắng
- Giấy định lượng trung bình, chống lem mực
- Tạo template cố định để tiết kiệm thời gian xử lý
📌 Bạn cần một đơn vị in chuyên nghiệp có thể xử lý trọn gói các loại tài liệu này – đúng chuẩn, đúng hạn, đúng ngân sách?
>>> Hãy xem ngay: Dịch vụ in tài liệu giá rẻ tại Hà Nội của In Đồng Lợi
Tài liệu sự kiện, truyền thông nội bộ
Brochure chiến lược, tài liệu hội thảo, tờ rơi cho sự kiện nội bộ… cần in đẹp, trình bày chuyên nghiệp và đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu.
Gợi ý in:
- Dùng in màu, chọn giấy couche hoặc bristol
- In số lượng lớn nên dùng offset để tiết kiệm
- Thiết kế đồng nhất với hình ảnh thương hiệu
Tài liệu pháp lý – nội quy, quy chế
Nội quy công ty, quy chế thưởng – phạt, hướng dẫn nghiệp vụ… là tài liệu phải được in ra rõ ràng để niêm yết, lưu hành hoặc lưu trữ lâu dài.
Gợi ý in:
- In 2 mặt để tiết kiệm giấy
- Căn lề hợp lý, font dễ đọc
- Dùng giấy trắng tốt, không dễ ngả màu sau thời gian dài
Tự in hay thuê in? Đâu mới là lựa chọn tiết kiệm thật sự?
| Tiêu chí | Tự in tại văn phòng | Thuê in chuyên nghiệp |
|---|---|---|
| Chi phí | Mua mực, giấy, bảo trì máy | Tối ưu hơn theo số lượng |
| Thời gian | Nhân viên phải tự in, kiểm tra | Gửi file – nhận bản in tận nơi |
| Chất lượng | Lỗi font, sai màu, lem mực | Trình bày sắc nét, file được kiểm tra kỹ |
| Hiệu quả | Mất công, rủi ro cao | Tập trung vào công việc chính, tiết kiệm thời gian |
5 mẹo tối ưu khi in tài liệu nội bộ định kỳ
- Gộp nhiều loại tài liệu cùng khổ giấy để in 1 lần
- Dùng mẫu thiết kế cố định, chỉ thay nội dung mỗi lần
- Ưu tiên in trắng đen – chỉ in màu khi cần nổi bật
- In đủ dùng theo từng tháng – tránh tồn kho hoặc thiếu
- Làm việc với đơn vị in có hỗ trợ kiểm file, in thử và giao tận nơi
In tài liệu không chỉ là việc in – mà là tối ưu vận hành
Một bộ tài liệu được in chỉn chu giúp bạn họp nhanh hơn, đào tạo dễ hơn, xử lý hành chính mượt hơn và… trông chuyên nghiệp hơn trong mắt nhân viên, khách hàng và đối tác.
