In tem nhãn là một phần quan trọng trong việc quản lý và nhận diện sản phẩm. Nếu bạn đang tìm hiểu cách tự làm tem nhãn trong Excel và Word 2007, 2010, 2013, 2016, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu. Việc in tem nhãn trong Excel và Word không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn mang lại sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.
Lợi ích Của Việc In Tem Nhãn Trong Excel và Word
Microsoft (*) là một bộ phần mềm văn phòng tiện lợi với nhiều công cụ mạnh mẽ như: Word, Excel, PowerPoint,… cũng cực kỳ hữu ích để thiết kế và in tem nhãn bằng Word và Excel. Dưới đây là một số lý do vì sao bạn nên chọn để in tem nhãn:
Dễ sử dụng và tiếp cận
- Giao diện quen thuộc: Excel và Word có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Người dùng không cần phải học quá nhiều kỹ năng mới để bắt đầu in tem nhãn.
- Tiết kiệm thời gian: Với các mẫu có sẵn và khả năng tùy chỉnh, người dùng có thể nhanh chóng tạo và in tem nhãn mà không mất nhiều thời gian.
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt
- Công thức và hàm: Sử dụng các công thức và hàm trong Excel, người dùng có thể tạo các tem nhãn tự động cập nhật dựa trên dữ liệu.
Quản lý dữ liệu hiệu quả
- Tích hợp dữ liệu: Excel cho phép bạn tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, ví dụ như danh sách sản phẩm từ các bảng tính khác hoặc cơ sở dữ liệu.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu: Người dùng có thể dễ dàng sắp xếp, lọc và tổ chức dữ liệu để đảm bảo thông tin trên tem nhãn luôn chính xác và cập nhật.
Tiết kiệm chi phí
- Không cần phần mềm đắt tiền: Cách sử dụng Excecl và Word dù ở phiên 2007, 2010, 2013, 2016 đều giống nhau và không mất phí giúp bạn tiết kiệm được ngân sách khi in tem nhãn.
- Giảm chi phí in ấn: Tạo và in tem nhãn hàng loạt trực tiếp trong Excel và Word giúp giảm chi phí in ấn, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Khả năng tương thích và tích hợp
- Tích hợp với các phần mềm khác: Excel và Word có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như Access, cho phép người dùng tạo tem nhãn từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu khác.
- Xuất dữ liệu: Người dùng có thể xuất dữ liệu từ Excel, Word sang các định dạng khác nhau (CSV, PDF) để tiện lợi cho việc chia sẻ và sử dụng.
Linh hoạt trong việc cập nhật
- Cập nhật dễ dàng: Khi có thay đổi về thông tin sản phẩm hoặc yêu cầu mới, người dùng có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu và tạo lại tem nhãn mới mà không mất nhiều công sức.
- Bảo mật dữ liệu: Cung cấp các tính năng bảo mật giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm trên tem nhãn.
Đa ngôn ngữ
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, giúp bạn dễ dàng tạo tem nhãn bằng các ngôn ngữ khác nhau mà không gặp khó khăn.
>>> Xem thêm: Dịch vụ thiết kế tem nhãn.
Hướng Dẫn Cách tự làm tem nhãn sản phẩm
Bước 1: Cài đặt Fonts mã vạch cần in
Tìm kiếm fonts chữ mã vạch trên internet và tải về. Giải nén tệp ấn Install để cài đặt.
Bước 2: Chuẩn Bị Nội Dung Tem Nhãn
- Mở Excel và tạo một bảng tính mới.
- Điền nội dung mà bạn muốn in lên tem nhãn vào các ô. Ví dụ, nếu bạn muốn in tên sản phẩm và mã vạch, hãy điền thông tin vào các cột tương ứng.
Để đảm bảo nội dung tem nhãn được sắp xếp gọn gàng và dễ nhìn, bạn có thể sử dụng các chức năng căn chỉnh và định dạng văn bản trong Excel.
Bước 3: Định dạng tem nhãn trên word
Mở phần mềm word, tạo file định dạng cần in tem nhãn.
- Mailidings > Start Mail Merge > Label
2. Cửa sổ mới xuất hiện thực hiện các điều chỉnh ở các bảng New Label: khổ tem nhãn, Detail: kích thước tem nhãn.
- Label height: chiều cao tem nhãn
- Label width: chiều rộng tem nhãn
- Number across: số tem nhãn trên một hàng
- Number down: số hàng
- Page size: số trang > chọn Custom
- Page width: chiều rộng trang
- Page height: chiều cao trang
3. Ok
Bước 4: Chèn giữ liệu từ Excel qua Word
- Mailing> Use an Existing List…
- Hộp thoại hiện ra, chọn vào file excel đã tạo trước
- Chọn Insert Merge Field điều chỉnh thông tin cần in trên tem nhãn > Điều chỉnh từng thông tin theo các vị trị bạn muốn.
- Chọn Preview Results > Update labels kiểm tra lại tem nhãn đã ưng ý chưa.
- Chọn Finish & Merge Finish > chọn một trong số các tùy chọn:
All: in toàn bộ bảng excel
Current record: In dữ liệu hiện dòng đầu tiên
From_To_: chọn in từ dòng_ đến dòng_.
Bước 5: In ấn tem nhãn
- Ctrl + P mở hộp lệnh in
- Printer: chọn thiết bị in
- Chọn Print để in
Mẹo Hữu Ích Khi In Tem Nhãn Trong Excel
- Chọn giấy in phù hợp: Đảm bảo bạn sử dụng giấy in chất lượng cao và phù hợp với máy in của mình để tem nhãn được in đẹp và bền.
- Kiểm tra trước khi in hàng loạt: Cách để không xảy ra sai xót sau khi in tem nhãn là hãy in thử một vài nhãn mác trước khi in hàng loạt trong Excel và Word.
- Sử dụng công cụ Mail Merge (Trộn thư): Nếu bạn cần in tem nhãn với nhiều dữ liệu khác nhau, hãy sử dụng công cụ Mail Merge trong Excel để tiết kiệm thời gian và công sức.
Tóm lại, cách làm tem nhãn trong Word và Excel không chỉ mang lại sự tiện lợi và linh hoạt, mà còn giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho người dùng. Nhưng nếu bạn muốn in tem nhãn chuyên nghiệp có thể tham khảo dịch vụ in tại In Đồng Lợi. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ in ấn chất lượng cao.
